Onderaannemers opvolgen: welke documenten je moet bijhouden

Als hoofdaannemer of opdrachtgever ben je het aanspreekpunt voor de werf. Je klant kijkt naar jou, en bij een controle op de werf wordt naar jou gekeken voor wie daar aan het werk is. Dat betekent dat je moet kunnen tonen met wie je werkt en op welke basis.

Daarnaast bestaan er in de bouwsector mechanismen waarbij een opdrachtgever mee aansprakelijk kan worden gesteld voor bepaalde schulden van zijn onderaannemer, en waarbij bij betaling een inhouding moet gebeuren. De exacte draagwijdte, de drempels en de percentages daarvan zijn wettelijk bepaald en evolueren, dus laat die voor jouw situatie bevestigen door je boekhouder of juridisch adviseur.

De praktische conclusie blijft dezelfde: je hebt per onderaannemer een dossier nodig dat je op elk moment kan voorleggen, en je hebt zicht nodig op wie er op je werven staat.

Welke stukken verplicht zijn, hangt af van de aard van het werk en van de situatie van de partij waarmee je werkt. In de praktijk komt het dossier van een onderaannemer meestal neer op:

• De identificatiegegevens: ondernemingsnummer, maatschappelijke zetel en contactpersoon.
• Het bewijs van registratie of erkenning wanneer dat voor de werken vereist is.
• De attesten over sociale en fiscale schulden, met hun datum van aflevering.
• Het verzekeringsbewijs, met de gedekte activiteiten en de geldigheidsperiode.
• De onderaannemingsovereenkomst of bestelbon, met de afgesproken prestaties en prijszetting.
• De lijst van personen die zij op je werf inzetten, met hun statuut.
• De meldingen en registraties die voor de werf van toepassing zijn.
• De veiligheidsdocumenten die bij de werf horen.

Voeg per document toe wie het bezorgd heeft en wanneer. Zo weet je later niet alleen wat je hebt, maar ook waar het vandaan komt. Welke stukken in jouw geval strikt verplicht zijn en welke aanbevolen, bevestig je best met je boekhouder of juridisch adviseur.

Het grootste risico zit niet in ontbrekende documenten, maar in verlopen documenten. Een attest dat je bij de start van de samenwerking ontving, zegt niets over de situatie zes maanden later.

Een werkbare opvolging bestaat uit vier elementen:

• Noteer bij elk document een geldigheidsdatum, ook wanneer die niet op het document zelf staat.
• Leg vast op welk ritme je elk type document opnieuw opvraagt.
• Zorg dat één persoon verantwoordelijk is voor die opvolging, en niet de werf.
• Controleer de status opnieuw voor je een nieuwe opdracht toewijst of een factuur betaalt.

Een dossier dat pas nagekeken wordt op het moment van betaling, zorgt voor vertraging in je betalingen en voor discussie met je onderaannemer. Een dossier dat vooraf op orde is, laat je toe om gewoon door te werken.

Onderaannemers staan niet op je loonlijst, maar ze staan wel op je werf. Voor je werfopvolging heb je hun aanwezigheden nodig, om drie redenen: je wil weten wie er was, je wil je kostprijs per werf kennen, en je wil hun facturatie kunnen toetsen aan wat er effectief gebeurd is.

Registreer daarom per dag en per werf:

• Welke onderaannemer aanwezig was en met hoeveel mensen.
• Welke prestaties zij uitvoerden en in welke fase van de werken.
• De gewerkte uren of de vooruitgang, afhankelijk van hoe je met hen afgerekend hebt.
• Onderbrekingen en wachttijden, met hun oorzaak.
• Vaststellingen over de uitvoering die later relevant kunnen zijn.

Houd die registratie duidelijk gescheiden van de urenregistratie van je eigen arbeiders. Die laatste voedt je loonvoorbereiding, de eerste voedt je werfopvolging en je facturatiecontrole. Door ze te vermengen krijg je loongegevens die niet kloppen.

De meeste bedrijven hebben alle documenten wel ergens, maar verspreid over mailboxen, mappen en een kast op kantoor. Bij een vraag kost het dan tijd om alles samen te brengen, en weet niemand zeker of het meest recente document erbij zit.

Bewaar per onderaannemer op één plaats:

• Het volledige documentendossier, met datums en geldigheid.
• De overeenkomsten en de prijsafspraken per werf.
• De aanwezigheden en prestaties op je werven.
• De ontvangen facturen en hun koppeling aan die prestaties.
• De briefwisseling die over de uitvoering gaat.

Zo wordt de vraag wie er vorige maand op welke werf stond en of hun papieren in orde waren, een opzoeking van een minuut in plaats van een halve dag reconstructie.