Checkinatwork: wie moet wat registreren op de werf

Checkinatwork is de online toepassing van de overheid waarin aanwezigheden op bouwwerven geregistreerd worden. De registratie dient om de sociale controleorganen zicht te geven op wie wanneer op welke werf aanwezig is, en maakt deel uit van de strijd tegen sociale dumping en onaangegeven werk.

De verplichting geldt voor werken boven een bepaalde werfwaarde en voor bepaalde categorieën van werken. Welke drempels en welke uitzonderingen op jouw werf van toepassing zijn, hangt af van de aard en de omvang van de werken. Controleer dat per werf, bijvoorbeeld via je sociaal secretariaat of de officiële informatie van de bevoegde overheidsdienst, voordat je ervan uitgaat dat een werf niet hoeft geregistreerd te worden.

De verantwoordelijkheid ligt verdeeld over drie partijen:

• De bouwheer of hoofdaannemer geeft de werf zelf aan in de toepassing, met onder andere het adres en de aard van de werken.
• Iedere werkgever die personeel op de werf tewerkstelt, registreert dagelijks de aanwezigheid van zijn eigen werknemers.
• Iedere zelfstandige die zelf op de werf werkt, registreert zijn eigen aanwezigheid.

Dat betekent dat een onderaannemer niet kan rekenen op de hoofdaannemer voor de dagelijkse registratie van zijn eigen mensen. Wie zelf mensen op de werf heeft, is zelf verantwoordelijk. Maak dit bij de opstart van de werf expliciet: wie registreert wie, en vanaf welke dag?

Voor een correcte dagelijkse registratie heb je per persoon nodig:

• De werf waarop iemand aanwezig is, met haar officiële referentie in de toepassing.
• De identificatie van de persoon, via zijn rijksregisternummer of een gelijkwaardig identificatiemiddel.
• De datum en de periode van de aanwezigheid op de werf.
• Bij wijzigingen tijdens de dag: de effectieve momenten van toekomst en vertrek.

De identificatie van je eigen mensen leg je eenmalig vast in je eigen bestand. Wat dagelijks verandert, is enkel wie op welke werf aanwezig is. Dat is precies de informatie die je ook voor je planning en urenregistratie al bijhoudt.

De grootste fout is Checkinatwork behandelen als een aparte taak op het einde van de dag of de week. Dat levert dubbel werk en vergissingen op. Een werkbare aanpak:

• Leg per werf één keer de officiële werfreferentie vast en deel die met je ploegbazen.
• Registreer aanwezigheden op het moment zelf, bij aanvang van de werkdag, met de ploegbaas als aanspreekpunt op de werf.
• Gebruik je aanwezigheidsregistratie als bron voor Checkinatwork in plaats van een tweede lijst bij te houden.
• Controleer dagelijks of iedereen die op de werf was ook geregistreerd is, inclusief zelfstandigen en onderaannemers.
• Wijs intern één persoon aan die bij twijfel nagaat of een werf of werknemer geregistreerd moet worden.

Werk je met onderaannemers, spreek dan bij de opstart af hoe zij hun registratie doen en hoe je als hoofdaannemer kan opvolgen of die gebeurd is. Een korte bevestiging per werf en per week voorkomt verrassingen bij een controle.

• De werf wordt niet of te laat aangegeven, waardoor aanwezigheden niet correct geregistreerd kunnen worden.
• Onderaannemers veronderstellen dat de hoofdaannemer hun mensen registreert, terwijl dat hun eigen verantwoordelijkheid is.
• Registraties gebeuren achteraf vanuit het geheugen, met afwijkende uren tot gevolg.
• Zelfstandigen zonder personeel vergeten zichzelf te registreren.
• Wijzigingen tijdens de dag, zoals iemand die naar een andere werf doorrijdt, worden niet aangepast.

Al die fouten hebben dezelfde oorzaak: de registratie is losgekomen van de dagelijkse werfpraktijk. Wie aanwezigheid, planning en werfgegevens in één flow vastlegt, hoeft voor Checkinatwork niets meer te reconstrueren.